Carrotspot Whistleblowing (Ochrona sygnalistów)

(3 min czytania)
Klienci Carrotspot otrzymali nową funkcjonalność, dzięki której w łatwy sposób zapewnią bezpieczeństwo swoim firmom w obszarze zgodności z wymaganiami prawa. Dzięki cyfrowemu narzędziu chroniącemu sygnalistów nasi klienci mogą spełnić wymogi dyrektywy UE. Dodatkową korzyścią zastosowania cyfrowego narzędzia Carrotspot jest możliwość wczesnego wykrywania i przeciwdziałania ewentualnym nadużyciom co pozwala na minimalizowanie pojawienia się ryzyka związanego z ich występowaniem. Moduł do ochrony sygnalistów skonfigurujesz w zaledwie kilka minut. W razie potrzeby – pomogą Ci też w tym nasze szablony oraz konsultanci.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwana powszechnie dyrektywą o ochronie praw sygnalistów, zacznie obowiązywać już 17 grudnia 2021 r.

Nakłada ona na przedsiębiorców, nie tylko tych dużych, wiele nowych obowiązków związanych z zapewnieniem szeroko pojętej zgodności organizacji w obszarze ochrony sygnalistów. Co istotne, podmioty zatrudniające powyżej 250 pracowników są zobowiązane do wdrożenia odpowiednich mechanizmów raportowania nieprawidłowości już od 17 grudnia 2021 r. Natomiast dla podmiotów zatrudniających od 50 do 249 pracowników okres ten został wydłużony tj. do 17 grudnia 2023 r.

Ta dyrektywa to przykład regulacji, która wymaga od objętych nią podmiotów zwrócenia uwagi nie tylko na same przepisy i ich zastosowanie w pisemnych procedurach, ale również na nowoczesne i bezpieczne rozwiązania technologiczne, bez których  dostosowanie do nowych wymogów jest tak naprawdę niemożliwe.

Dyrektywa zwraca uwagę na konieczność zapewnienia, by wdrażane przez pracodawców procedury w zakresie sygnalistów umożliwiały zachowanie pełnej poufności oraz uniemożliwiały (bezpośrednio lub pośrednio) identyfikację osoby sygnalisty. Zapewnienie anonimowości sygnalistów nie będzie mogło być iluzoryczne bowiem na pracodawcach ciążyć będzie obowiązek przeprowadzenia testu skuteczności kanału raportowania.

Dyrektywa obejmie swoją ochroną także te kategorie osób, które, mimo braku zatrudnienia u danego pracodawcy i nieotrzymywania wynagrodzenia, mogą doświadczyć działań odwetowych za zgłoszenie naruszeń. Chodzi tutaj przede wszystkim o stażystów i wolontariuszy.

Działania odwetowe to bezpośrednie lub pośrednie działania lub też po prostu zaniechania mające miejsce w środowisku  pracy, które są spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym lub zewnętrznym lub ujawnieniem publicznym i które wyrządzają lub mogą wyrządzić nieuzasadnioną szkodę dla sygnalisty.

Dyrektywa wprowadza również standard minimum w postaci wskazania minimalnych wymogów. Ich niedotrzymanie będzie podlegać sankcjom ustalanym indywidualnie przez kraje członkowskie UE. Ustanowienie sankcji zostało pozostawione w gestii państw członkowskich. Dyrektywa wskazuje jedynie, iż mają być one skuteczne, proporcjonalne i odstraszające. Mają być stosowane wobec osób, które usiłują utrudniać lub utrudniają dokonywanie zgłoszeń, podejmują działania odwetowe lub wszczynają  uciążliwe postępowania wobec sygnalistów, jak również dopuszczają się naruszeń obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalistów.

Sankcje będę również stosowane wobec osób, które dokonały zgłoszenia mając świadomość nieprawdziwych informacji.

Standard minimum obejmuje:

  • Zapewnienie poufnych kanałów przyjmowania zgłoszeń,

  • Zapewnienie 7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia,

  • Powołanie bezstronnej osoby lub jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za podejmowanie działań następczych,

  • Zachowanie należytej staranności przy podejmowaniu działań następczych,

  • 3 miesiące na przekazanie informacji zwrotnych o podjętych działaniach następczych.

Korzyści dla organizacji z wdrożenia Carrotspot Whistleblowing

Cyfrowa funkcjonalność Carrotspot Whistleblowing gwarantuje przede wszystkim pełną anonimowość i bezpieczeństwo w obszarze zgłaszania naruszeń przez sygnalistów. Narzędzie dostępne jest przez 7 dni w tygodniu 24 h na dobę z każdego dowolnego miejsca.

Rozwiązanie Carrotspot umożliwia łatwy dostęp do formularza zgłoszeniowego zarówno przez stronę internetową jak i urządzenia mobilne przy pełnej ochronie tożsamości osób rejestrujących zgłoszenia.

Dzięki tej funkcjonalności firma otrzymuje również efektywny kanał do zgłaszania przez pracowników również innych usprawnień dot. jej funkcjonowania. Raporty ze zgłoszeń mogą być generowane w czasie rzeczywistym.

Z poziomu administrowania procesami związanymi z modułem sygnalistów firma otrzymuje w pełni zautomatyzowany system zgłoszeń i powiadomień, dzięki któremu spełni wszystkie wymagania związane z dyrektywą UE, również te związane czasem reakcji i czasem procedowania sprawy. Moduł dla sygnalistów w Carrotspot  to narzędzie, dzięki któremu można również bezpiecznie udostępniać zgłoszenia osobom biorącym udział w postępowaniach wyjaśniających oraz gromadzić w jednym miejscu wszystkie informacje i dokumenty dotyczące danego zgłoszenia w celu zachowania należytej staranności prowadzenia dokumentacji.

 

Jeśli chcesz zobaczyć jak sprawnie zaadresować wyzwanie ochrony sygnalistów w Twojej firmie z użyciem platformy Carrotspot – umów się na spotkanie z nami:  Kliknij link aby zaplanować spotkanie