-1684154903.jpeg)
Komunikacja wewnętrzna: eliksir dobrej organizacji. Jak go przyrządzić? [PRZEPIS]
share
Komunikacja wewnętrzna - porcja teorii w formie przystawki
60% - znacznie ponad połowa problemów dzisiejszych organizacji wynika z deficytów w komunikacji wewnętrznej. Takiego zdania jest Peter Drucker, jeden z klasyków współczesnego zarządzania. Według danych z raportu “State of the sector 2022/23” komunikacja wewnętrzna to dziś nie tylko źródło rozwiązań wielu problemów w firmach, o czym za chwilę, ale także:
wyższe zaangażowanie i lepsza kultura (według 74% firm),
poczucie strategii i odpowiedzialności w zespole (67%),
wyraźna zwinność organizacji i zdolność dopasowywania się do nowych okoliczności (47%),
lepsze zarządzanie ryzykiem (29%),
poprawa doświadczeń Waszych klientów (25%),
utrzymanie talentów w organizacji i znikome rotacje w zespole (22%),
wyższy poziom employee advocacy (15%).
Komunikacja wewnętrzna Carrotspot
Skoro może nam to przynieść tak wiele korzyści, to co sprawia, że komunikacja w firmie nie działa? Kluczowe są tutaj bariery organizacyjne, dotyczące całego zespołu, jak i te indywidualne. Trafnie zdiagnozowała i opisała je dr Marzena Mamak-Zdanecka z AGH.
5 barier organizacyjnych, utrudniających komunikację wewnętrzną
Semantyka - nawet pojedyncze słowo czy zwrot ma znaczenie, gdyż każde z nich może mieć dla różnych osób inną moc i przesłanie. “Podjęłaś złą decyzję” w uszach różnych odbiorców i w różnych sytuacjach/kontekstach może mieć inne konotacje i wydźwięk. Dla jednej osoby będzie to sucha informacja, dla drugiej trudna do przełknięcia uwaga, a nawet atak.
Hierarchia władzy, a także związane z nią procedury i zachowania. Brak szczerości i otwartości w zespole czy specyficzne cechy charakteru poszczególnych członków drużyny, które dodatkowo uwypukla potencjał władzy - to może doprowadzić do eksplozji emocji i problemów w komunikacji.
Mylne postrzeganie i interpretacje sytuacji - dla kogoś cotygodniowy statusowy call będzie bardzo ważnym wydarzeniem, do którego musi się przygotować, a dla innej osoby z zespołu będzie stratą czasu.
Szum informacyjny - szczególnie nam znany w dobie pracy zdalnej, natłoku maili czy powiadomień i zanikającego internetu. W pewnym momencie trudno odnaleźć w takim chaosie najważniejsze informacje.
Niedosyt informacji - wywołany np. omijaniem przez szefa ważnych i trudnych pytań, co generuje wątpliwości i spekulacje wśród podwładnych.
5 braków w komunikacji wewnętrznej, nad którymi warto pracować indywidualnie
Brak umiejętności zaangażowanego słuchania się nawzajem wśród pracowników,
Brak spójnych i konsekwentnych komunikatów od liderów, a zbyt wiele tych wykluczających się wzajemnie,
Brak wiarygodnych źródeł i szczerości - zespół musi wszystkiego dowiadywać się z wewnętrznego intranetu lub maila, a nie z opublikowanych notek PR, wtedy pojawia się przestrzeń na zakulisowe rozmowy, plotki i rozwój poczty pantoflowej,
Brak chęci do komunikowania np. trudnych decyzji - o zwolnieniach czy braku podwyżek, których nie warto odkładać “na potem”, brak wsparcia dla otwartej komunikacji,
Brak pozytywnego nastawienia i motywacji - kiedy “z góry” pracownik wie, że “wszystko” w firmie nie działa i że i tak nie może liczyć na wsparcie, staje się blokadą i nie chce uczestniczyć w komunikowaniu czegokolwiek na dowolnym szczeblu czy nawet reprezentowania firmy “na zewnątrz”.
Braki i bariery w komunikacji wewnętrznej prowadzą do konfliktów
Te można podzielić na 3 kategorie. Każda z nich działa paraliżująco na zaangażowanie i dobrą energię w zespole:
konflikty instytucjonalne (Powody? To m.in. brak zasobów, zróżnicowane cele zespołów i ich członków, niedookreślone zadania, kompetencje i procesy, wady struktury, nietrafiony system nagród, brak feedbacku lub źle przeprowadzone rozmowy okresowe, niski poziom integracji zespołu),
konflikty społeczno-kulturowe (i generujące je sprzeczne wartości, postawy, wzorce czy zwyczaje poszczególnych zespołów),
konflikty osobowościowe (powodowane przez różnice w charakterach, doświadczeniach i zachowaniach konkretnych członków zespołu).
Z perspektywy osobowości ciekawą diagnozę 4 typów osobowości pracowników w swojej pracy postawiła cytowana wcześniej dr Marzena Mamak-Zdanecka. Według tych 4 grup warto zdecydowanie różnicować komunikaty, jak i formy angażowania członków zespołu w ich proces produkcji:
„Niesterowalne pociski” - osoby chętne do działania i realizacji projektów, jednak wymagające wskazówek od lidera, jak agregować swoje zaangażowanie,
„Wspaniali” - gotowi na zmiany, wyzwania i nowe projekty, spoglądając na firmę z szerszej perspektywy,
„Maruderzy” - bierni, niezorientowani w bieżącym życiu firmy, zdemotywowani do działania,
„Rebelianci” - stawiający opór wobec braku profesjonalizmu i zmianom, kibicujący dobrze znanym strategiom i działaniom.
Jeśli do tego dołożymy różnice w charakterach tych 4 typów, klasyczne opory pracowników wobec zmian i błędy w ich wprowadzaniu, brak chęci do aktywnego udziału w tworzeniu komunikacji, różne priorytety, zależności i konflikty, przepis na katastrofę gotowy.
Komunikacja wewnętrzna - statystyki, obok których nie można przejść obojętnie
Dość teorii - czas na konkrety. Według najnowszych badań Gallagher pt. “State of the sector 2022” aż 74% pracowników wskazuje dobrą komunikację wewnętrzną jako czynnik, zwiększający zaangażowanie i wspierający kulturę organizacji. A jednocześnie 46% osób narzeka na niewystarczające inwestycje swoich pracodawców w dobrą, kompleksową komunikację.
Na drugim biegunie mamy potrzeby i cele managerów, związane z komunikacją wewnętrzną. Ci niezmiennie od 6 lat publikowania raportu dzięki niej chcą angażować pracowników wokół strategii, targetów i wartości firmy. To najważniejszy przyczynek do rozwoju komunikacji wewnętrznej dla 51% liderów. Na rozwój lub odświeżenie strategii komunikacji stawia 35% menedżerów. Trzecie miejsce zajmuje usprawnienie komunikacji na linii pracownicy - zarząd z wynikiem 32%.
W skrócie: obie strony równania, zarówno szefowie, jak i pracownicy mają podobne potrzeby i oczekiwania wobec komunikacji wewnętrznej. Gorzej jest z egzekucją i wspierającym ją zestawem narzędzi. Nie wiadomo, jak się zabrać za to kukułcze jajo, przekazywane często pomiędzy biurem zarządu, działem HR i zespołem ds. marketingu. A jest co robić w tej materii.
Co chcemy komunikować w firmowych intranetach i mailach?
Przede wszystkim aktualną strategię, wizje i cele - o to dba 45% firm. Na kolejnych miejscach na podium są komunikowanie wartości, kultury, wellbeingu i równości w organizacji (odpowiednio 27 i 29%). Tematy związane ze zdrowiem i bezpieczeństwem są poruszane w 22% przedsiębiorstw. Dalej na liście do zakomunikowania są:
nowe produkty i usługi w zestawie ze zmieniających się customer experience (21%),
metody pracy (20%),
nowe oprogramowanie, platformy i systemy IT (14%),
nowe przepisy i regulacje (11%),
ścieżki rozwoju i kariery, materiały coachingowe i mentoringowe (8%).
Jak pokazuje badanie “State of the sector 2022”, tematów i contentu jest mnóstwo. Nie bez powodu tak łatwo jest coś przeoczyć i nie poinformować o czymś odpowiednich osób i zespołów w organizacji. Jak o to zadbać?
Co komunikujemy wewnętrznie w firmie - Carrotspot
Wyzwania w komunikacji wewnętrznej w 2023 roku
Praktycy komunikacji wewnętrznej najbardziej narzekają na brak czasu i wolnych zasobów na realizację swoich założeń (34%). Rozwiązaniem może tu być dedykowana projektowi internal communication osoba, która łączy wiele kompetencji i międzydziałowe nici w organizacji. Przydać może się tu także odpowiednia platforma HR, np. Carrotspot - o tym za chwilę.
Niezaangażowani pracownicy to problem dla 30% menedżerów. Tu rozwiązaniem może być choćby grywalizacja oraz system benefitów i nagród, oparty o różne wewnętrzne aktywności, programy rozwojowe i integracje.
Kolejne kluczowe wyzwania to:
niewystarczający budżet (24%),
brak odpowiedniej technologii i analityki (22%) - to przestrzeń do zagospodarowania dla Carrotspot.
Komunikacja wewnętrzna - co warto zrobić? 5 najlepszych praktyk
Jeśli powyższy tekst zmotywował Cię do tego, aby poukładać lub zbudować od zera procesy wymiany i magazynowania informacji wewnętrznych w firmie, to dobrze trafiłaś/eś. Oto nasz przepis na zaprojektowanie komunikacji od A do Z.
Employee-centric internal communication: to właśnie dla pracowników tworzona jest cała komunikacja wewnętrzna. Dbaj o to, by ich potrzeby były na pierwszym miejscu, a wtedy cele biznesowe zrealizują się “przy okazji”.
Komunikacja w stylu 360 stopni: łącz możliwości i formaty w różnych kanałach, nie ograniczaj się tylko do skrawków informacji, przygotuj kompleksową strategię i zaprojektuj procesy, które ułatwią Ci omnichannelowe działania komunikacyjne.
Maksymalna dostępność, szczerość i otwartość - od szeregowego pracownika po najwyższe szczeble menedżerskie: kultura otwartości ma ogromne znaczenie dla sprawnej komunikacji.
Rzetelne targetowanie komunikatów: spam w komunikacji wewnętrznej również jest możliwy. Specjalista odpowiedzialny za mailingi czy publikacje w intranecie powinien świadomie wybierać grupy, do których trafiają odpowiednie komunikaty. Nie wszyscy muszą dostawać i odczytywać wszystko. Jeśli zasypiemy skrzynki pracowników niepotrzebnymi wiadomościami, możemy mieć pewność, że z czasem nawet te ważne zostaną pominięte.
Komunikacja wewnętrzna na zewnątrz: wiele informacji z wnętrza organizacji może bezpiecznie wydostać się na firmowe social media i budować wizerunek dobrego pracodawcy. A przy okazji post w mediach społecznościowych firmy często trudniej przeoczyć, niż kolejną informację w intranecie czy wewnętrznym czacie, dzięki czemu Twoi ludzie będą wiedzieć więcej.
Toolstack specjalisty od komunikacji wewnętrznej - dobrym przykładem narzędzia do komunikacji wewnętrznej jest…
…Carrotspot! Jak sam(a) widzisz, zakres potencjalnych ryzyk i problemów w komunikacji wewnętrznej, a także zadań do zrealizowania jest mnóstwo. Takie narzędzia jak Carrotspot maksymalnie upraszczają zadania osoby odpowiedzialnej za internal communication - prawdopodobnie kogoś, działającego na styku działów HR, marketingu, sprzedaży i wielu innych.
Jak Carrotspot pomaga takiej osobie i całej organizacji? Komunikacja wewnętrzna, intranet firmowy i swego rodzaju wewnętrzne media społecznościowe z lajkami, komentarzami i reakcjami na bieżące newsy w firmie - to wszystko możesz mieć w jednym narzędziu. Jeśli do tego dodamy funkcjonalności, związane z programami motywacyjnymi, social sellingiem, benefitami pozapłacowymi, feedbackiem czy procesami L&D oraz wszelkimi raportami i statystykami, to okazuje się, że mamy do dyspozycji kombajn, który dba o informowanie i zaangażowanie pracowników. A kompleksowa wiedza to lek na wszelkie konflikty relacji, struktury, te merytoryczne czy kompetencyjne.
Przekonaj się, jak łatwo możesz usprawnić komunikację i wymianę informacji w Twojej firmie, a finalnie lepiej realizować biznesowe KPI.
Jeśli interesuje Cię usprawnienie komunikacji wewnętrznej w firmie, i narzędzie które poprawi twoje statystyki - napisz do nas !
