Okresowa ocena pracownika - rodzaje ocen, przykłady i wzór

Kluczowym elementem procesu zarządzania zasobami ludzkimi oraz efektywnością organizacji jest okresowa ocena pracownicza – w zależności od potrzeb odbywająca się na przykład w systemie rocznym, kwartalnym lub miesięcznym. W czym tkwi istota jej przeprowadzania? Dlaczego systematyczne kontrolowanie członków zespołu jest tak ważne? Jakimi kryteriami należy się wtedy kierować? Jak powinien wyglądać kwestionariusz oceny pracownika? Pytań jest naprawdę wiele – już teraz sprawdź najważniejsze informacje na ten temat!

Ocena okresowa pracownika – co to jest i w jakim celu się ją stosuje?

Ocena pracownicza to jedno ze standardowych narzędzi stosowanych w ramach procesu zarządzania zasobami ludzkimi we współczesnych organizacjach. Opiera się na ustalonych w danej firmie kryteriach, pozwalających wieloaspektowo ocenić pracę wykonywaną przez konkretnego pracownika, a także jego umiejętności, kompetencje i osiągnięcia. Musi być ona sprawiedliwa, bezstronna oraz rzetelna. Można stwierdzić, że okresowa ocena pracownicza jest elementem rozwoju poszczególnych członków zespołu, jak i całego przedsiębiorstwa. Ignorowanie potencjały drzemiącego w tym rozwiązaniu to olbrzymi błąd, na którego popełnianie nie można sobie pozwolić, jeśli dba się o swoich pracowników i chce się odnieść biznesowy sukces.

Jak często ma być przeprowadzana ocena pracownicza? Częstotliwość może zostać dopasowana indywidualnie, jednak kluczowa w tym kontekście jest oczywiście regularność. W zależności od potrzeb i obranej strategii korzysta się z kilku opcji. W wielu przypadkach wystarczająca jest ocena dokonywana pod koniec roku, a więc obejmująca dwanaście ostatnich miesięcy. Jeśli pracownicy oczekują częstszego feedbacku, warto zdecydować się na ocenianie w odstępach kwartalnych lub miesięcznych. Podejmując decyzje w tym zakresie, należy kierować się zdrowym rozsądkiem, wsłuchiwać w potrzeby zespołu i szukać przysłowiowego złotego środka. Wszystko po to, aby pracownicy nie czuli się nadmiernie kontrolowani, a jednocześnie mogli regularnie otrzymywać informację zwrotną o wykonywanej pracy.

Wskazuje się, że okresowa ocena pracownicza pełni następujące funkcje: ewaluacyjną, rozwojową, administracyjną, informacyjną oraz motywacyjną. Łatwo więc stwierdzić, że jej regularne przeprowadzanie przynosi korzyści zarówno pracodawcom, jak i samym pracownikom. W taki sposób można zweryfikować, czy zatrudnienie danej osoby było dobrą decyzją i przyczyniło się do sukcesu całej organizacji. Narzędzie to umożliwia więc sprawdzenie skuteczności wykorzystywanych metod rekrutacji. Ocena pracownika przydaje się także wtedy, gdy planowane są zwolnienia albo awanse, podwyżki i premie. Zestawienie prezentujące indywidualne mocne i słabe strony (sukcesy i porażki) jest z perspektywy pracownika podpowiedzią odnośnie atutów, z których powinien czerpać przy realizacji zawodowych obowiązków oraz tego, jakie aspekty swojej pracy może poprawić w przyszłości.

Jakie korzyści płyną z przeprowadzania okresowej oceny pracownika?

Często można zauważyć, że pracownicy nie lubią być oceniani, chociażby dlatego, że jest to dla nich źródłem stresu i niejednokrotnie wywołuje napiętą atmosferę. Jednak warto wznieść się ponad te uprzedzenia i dostrzec całą masę korzyści, jakie może przynieść systematycznie dokonywana ocena pracownicza, oparta na jednoznacznie sformułowanych zasadach. Na tej liście znajdują się przede wszystkim następujące kwestie:

• możliwość odkrycia potencjału drzemiącego w zespole,

• zwiększenie wydajności i poprawa jakości pracy,

• dokonanie korekty celów i zadań pracownika,

• budowanie wzajemnych relacji opartych na szacunku i zaufaniu,

• udrożnienie procesu komunikacji wewnętrznej,

• rozpoznanie potrzeb szkoleniowych,

• badanie możliwości rozwojowych,

• rozsądne planowanie długofalowych działań,

• ulepszenie systemu wynagradzania i przyznawania świadczeń dodatkowych,

• motywowanie kadry pracowniczej,

• wzmocnienie identyfikacji pracowników z firmą.

Rodzaje okresowych ocen pracownika

Istnieją różne metody i techniki oceniania członków zespołu. Podstawowa kategoryzacja wskazuje na oceny formułowane w postaci opisowej, jak i takie oparte na przelicznikach punktowych. Okresową ocenę pracowników dzieli się również, biorąc pod uwagę to, kto udziela oceny, a więc zwraca się uwagę na ilość osób zaangażowanych w cały proces. Ze względu na źródło oceny, wyodrębnia się pięć, wyrażanych stopniami sposobów oceniania pracowników: 90 stopni (ocenia tylko przełożony, dlatego za jej minus często uznaje się subiektywność), 180 stopni (ocenia przełożony, a pracownik dokonuje samooceny – pozwala to skonfrontować ze sobą dwa punkty widzenia), 270 stopni (dodatkowo oceniają także współpracownicy), 360 stopni (stosowana w przypadku managerów, kierowników i dyrektorów, ponieważ uwzględniana jest ponadto ocena wystawiana przez podwładnych) oraz 360+ stopni (rozszerzony model, w którym jednocześnie informację zwrotną przekazują kontrahenci, czyli osoby spoza firmy; sprawdza się u zatrudnionych zajmujących się obsługą klienta).

Ocena pracownika – wzór z przykładami

Jak ocena pracownicza wygląda w praktyce? Najczęściej jej wyniki zamieszcza się w specjalnym arkuszu, który podzielony jest na kilka części. Na początku formularza powinno znaleźć się imię i nazwisko ocenianej osoby, należy podać także nazwę stanowiska, na którym pracuje oraz dane osobowe jej bezpośredniego przełożonego. Obowiązkowy element stanowi również wskazanie przedziału czasowego, za jaki udzielana jest ocena (może to być zakres dat wskazujący na cały rok, kwartał, czy też konkretny miesiąc). Warto scharakteryzować także historię zatrudnienia danego pracownika w firmie. Dalsza część to już właściwa ocena sformułowana opisowo lub określona za pomocą przyjętej skali ocen (np. 1-5, lub 0-100). W ostatniej części arkusza ma znaleźć się data dokonania oceny oraz własnoręczne podpisy osób zaangażowanych w to przedsięwzięcie.

Ocenie podlegają m.in.: specjalistyczna wiedza, jakość i terminowość wykonywanych zadań, przestrzeganie zasad etyki zawodowej, organizacja pracy, planowanie i zarządzanie czasem, samodzielność, zaangażowanie i motywacja, inicjatywa, zorientowanie na osiąganie celów, rzetelność, otwartość na uczenie się nowych rzeczy i poszerzanie kwalifikacji, umiejętność pracy w zespole, czy komunikatywność.

Okresowa ocena pracownicza – przykład zamieszczony powyżej pokazuje, że nie ma jednego, stałego, narzuconego z góry wzoru, do którego wszystkie firmy muszą bezwzględnie się stosować. Udostępniane schematy są jednak przydatne i stanowią inspirację podpowiadającą, na jakie aspekty trzeba zwracać uwagę oraz jakimi kryteriami warto się kierować, aby zorganizować efektywną ewaluację. Każda organizacja powinna samodzielnie opracować taką ankietę, skupiając się na celu, który chce osiągnąć, czy też specyfice stanowiska zajmowanego przez ocenianego pracownika. Najważniejsze, aby stworzyć czytelny, kompleksowy i przystępny w odbiorze dokument.

Informacje zebrane w trakcie okresowej oceny pracownika są niezwykle wartościowe. Stanowią fundament w zakresie wytyczania kierunku, w jakim ma podążać kariera zawodowa konkretnej osoby, a co za tym idzie – przyczyniają się do rozwoju całego przedsiębiorstwa. Niezbędne jest zatem dokonanie podsumowania, a więc staranne przeanalizowanie wszystkich zgromadzonych danych, wyciągnięcie konstruktywnych wniosków oraz zastosowanie się do nich w praktyce (uwzględniające przekazanie ocenianym osobom obiektywnego, opartego na faktach feedbacku). Tylko wtedy okresowa ocena pracownicza będzie miała sens i przyniesie oczekiwane rezultaty.

Carrotspot Agile Assessment Model (CAAM) – czyli zwinne i elastyczne podejście do ocen okresowych pracowników

Niewątpliwą zaletą stosowania nowoczesnego podejścia do motywowania pracowników oraz wspierania personelu w osiąganiu celów organizacyjnych jest tworzenie dopasowanych i szytych na miarę systemów lub strategii motywacyjnych. Oceny okresowe mogą być istotnym elementem systemów motywacyjnych i strategii HR. Jednak coraz częściej stawia się im wymagania w zakresie większego dopasowania do specyfiki firmy oraz ich elastyczności. Oceny okresowe w klasycznym ujęciu są często procesem zbyt sztywnym i zbiurokratyzowanym, a ich sformalizowana procedura utrudnia szybkie i elastyczne reagowanie na zmienne warunki biznesowe i ekonomiczne.

Poza barierami w aspekcie procesowym i wspierającym osiąganie celów firmy dodatkowo identyfikujemy bariery natury psychologicznej towarzyszące procedurze ocen okresowych. Te przeszkody to stres towarzyszący ocenie, zarówno ze strony pracownika, jak i bezpośredniego przełożonego. Pracownicy nie lubią być oceniani, a managerowie potrzebują jasnych, precyzyjnych zrozumiałych i akceptowalnych przez członków ich zespołów wskaźników oceny (KPI).

Dla managerów barierą jest również czas związany z procedurą oceny i nie chodzi tylko o zaznaczenie odpowiednich pól w arkuszu oceny. Okazuje się, że samo przygotowanie się do oceny jest niezwykle czasochłonne. Oceny odbywają się w różnych interwałach: raz na kwartał, na pół roku, na rok, a nawet co 24 miesiące – wydobycie danych na temat pracowników z pamięci lub innych zasobów w dyspozycji managera często jest utrudnione.

Oczywiście managerowie różnie radzą sobie z tym wyzwaniem, niektórzy obserwują i notują osiągnięcia pracowników, zasięgają informacji i opinii na temat ocenianych pracowników z różnych źródeł. Są też tacy, którzy niezależnie od faktycznych osiągnięć, czy też posiadanych kompetencji oceniają pracowników wysoko tak, aby wyeliminować ewentualne roszczenia lub nie narażać się na konflikty, co powoduje, że dane z ocen stają się nierzetelne, a wręcz patologiczne.

Realizując badania organizacyjne (CMVI), dostrzegamy, że jedną z głównych potrzeb pracowników w obszarze relacji z menagerami jest właściwe ocenianie kompetencji i udzielanie rzetelnego feedbacku przez tych drugich. Dlatego w interesie całej organizacji jest dostarczenie managerowi szybkiego i rzetelnego narzędzia, dzięki któremu będzie miał dostęp do wszystkich zdarzeń związanych z osiągnięciami i zachowaniami swoich pracowników, które może wykorzystać do oceny lub które będą budowały bezpośrednio wskaźnik oceny dla danego kryterium oceny.

Kolejną istotną barierą (wskazywaną zarówno przez pracowników, jak i managerów), jest fakt, że często oceny okresowe to „sztuka dla sztuki” a ich wynik nie jest łączony z innymi procesami, czy zdarzeniami zachodzącymi w firmę. Te oraz inne bariery towarzyszące ocenianiu pracowników można wyeliminować dzięki nieco innemu, za to bardziej systematycznemu podejściu.

Carrotspot Agile Assessment Model (CAAM) to podejście, dzięki któremu zyskujemy zwinność w zarządzaniu motywacją (w tym procesem oceny), ale także możliwość wyznaczania celów rozwojowych, które są techniką silnie powiązaną z feedbackiem managerskim i dają pracownikowi oraz managerowi możliwość planowania ścieżek rozwojowych, niekoniecznie opartych o drogie szkolenia i certyfikacje.

Model CAAM to system naczyń połączonych. Oparty jest o moduły i funkcjonalności platformy, które można ze sobą łączyć w zależności od potrzeb i celów, jakie zamierzamy osiągnąć. Obecnie najpopularniejszym wzorcem zwinnego zarządzania, jaki obserwujemy na platformie, jest jednoczesne zastosowanie modułów w zakresie programów motywacyjnych i rozwojowych, wyznaczania celów, wyróżnień, atrybutów, tokenów za osiągnięcia (w tym ocenę kompetencji), kafeterii, ankiet pracowniczych oraz wniosków, dzięki którym zapewniamy sprawny proces dystrybucji, zasobów firmowych, a także uprawnień na linii pracownik – organizacja, wynikających np. z wyniku oceny lub zdobytego przez pracownika osiągnięcia.

We współczesnych organizacjach opartych o dane niezwykle istotne jest zbieranie informacji w postaci ustrukturalizowanych wskaźników i tak jest również w tym przypadku. Wszystkie istotne zdarzenia są rejestrowane i przedstawiane w dedykowanych raportach, które można pobrać w każdej chwili. Na podstawie raportów możemy analizować interesujące nas statystyki, a także analizować efekty podjętych działań. Raporty pozwalają również zidentyfikować talenty oraz np. luki kompetencyjne w naszej organizacji, dzięki czemu możemy sprawnie zarządzać ciągłością pracy w naszej firmie, dziale lub zespole.

To podejście nie jest uniwersalne, jednak eliminuje typowe bariery klasycznego procesu ocen okresowych jak stres pracowników i reagowanie w adekwatnym czasie od razu po danym zdarzeniu. CAAM to "win-win Assessment" dzięki któremu proces ocen okresowych staje się nisko sformalizowany i daje możliwość instant feedbacku, dzięki któremu pracownicy mogą realizować cele rozwojowe, kompetencyjne lub certyfikacyjne.

W przeciwieństwie do klasycznych procesów ocen pracownicy mogą również realizować wyznaczone cele i podlegać ocenie w trybie ciągłym, a nie tylko w określonym przez pracodawcę interwale. Dodatkowo taki proces eliminuje grzech zaniechania udzielania informacji zwrotnej przez przełożonych. Dzięki czemu na bieżąco reagują na wyniki oraz osiągnięcia swoich zespołów.