Zgubione świadectwo pracy – co robić?

Początek stycznia zachęcił Cię do zrobienia noworocznych porządków, ponieważ za jedno ze swoich postanowień wyznaczyłeś lepszą organizację najbliższego otoczenia? W trakcie sprzątania dotarłeś do miejsca, w którym na co dzień przechowujesz ważną dokumentację i segregując poszczególne pisma powkładane do teczek, zdałeś sobie sprawę, że nie ma tam Twojego ostatniego świadectwa pracy? Albo po prostu chciałeś sprawdzić jakąś informację w tym dokumencie i okazało się, że przeszukałeś cały dom, lecz nigdzie nie możesz go znaleźć? Zastanawiasz się, czy jest szansa, żeby uzyskać jego duplikat albo kopię? Już teraz zapoznaj się z garścią porad przydatnych w takich okolicznościach – zgubione świadectwo pracy nie jest problemem, którego nie da się rozwiązać.

Czym jest świadectwo pracy i do czego służy?

Na początku warto jednak przypomnieć, co to jest świadectwo pracy. Definicja wskazuje, że w ten sposób określa się dokument, który pracodawca obowiązkowo wystawia pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Wydanie świadectwa ma nastąpić w dniu, w którym dochodzi do ustania stosunku pracy, a jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, najpóźniej w ciągu 7 dni od zakończenia współpracy.

Jaka jest treść świadectwa pracy? Znajdują się tam dane konkretnej osoby oraz najważniejsze informacje o przebiegu zakończonego właśnie zatrudnienia, między innymi dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, czy zajmowanych stanowisk oraz szczegóły niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego (na przykład związane z wykorzystanym urlopem). Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat? Kwestie te reguluje Kodeks Pracy oraz odpowiednie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej (ten drugi akt prawny zawiera w załączniku pomocniczy wzór świadectwa pracy).

Kiedy może przydać się świadectwo pracy? Okazuje się ono niezbędne na różnych etapach aktywności zawodowej – na przykład podczas zmiany zatrudnienia, przy określaniu wymiaru przysługującego urlopu wypoczynkowego, jeśli chce się zarejestrować w urzędzie pracy jako bezrobotny i uzyskać wynikające z tego prawo do zasiłku, czy też po to, żeby starać się o emeryturę w ZUS. Zatem widać, że o ten dokument należy wyjątkowo dbać, aby nie zniszczył się, ani nie zgubił albo przynajmniej wiedzieć, jak postępować, gdy z jakiegoś powodu już do tego dojdzie.

Gdzie się zgłosić, jeśli zgubi się świadectwo pracy?

Jeśli Twoim problemem jest zgubione świadectwo pracy i to dla Ciebie stresująca sytuacja, musisz jak najszybciej coś z tym zrobić. Do wyboru masz dwa rozwiązania. Pierwsze zakłada zgłoszenie się do byłego pracodawcy z prośbą o wydanie kopii tego dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem. Wniosek w tej sprawie pracownicy (lub w przypadku ich śmierci: dzieci, małżonek, czy rodzice) składają w formie papierowej lub elektronicznej. Zgodnie z treścią par. 18 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca powinien to zrobić w ciągu 30 dni od dnia jego otrzymania. Jako ciekawostkę można wskazać, że do 2019 roku w razie zgubionego świadectwo pracy stosowano duplikat (odpis), a teraz, w wyniku zaistniałych przekształceń prawnych sporządza się właśnie kopię tego dokumentu.

A co, jeśli firma, która wystawiła zgubione świadectwo pracy, już nie istnieje? Wtedy zaleca się kontakt z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. W oddziałach i na stronie internetowej tej instytucji znajduje się baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy wraz z adnotacją dotyczącą tego, gdzie aktualnie można znaleźć archiwalną dokumentację (podany jest dokładny adres miejsca, w którym przechowuje się dokumenty).

Jak odzyskać świadectwo pracy? Podpowiadamy!

Jeśli w ostatnim czasie zgubione świadectwo pracy spędzało Ci sen z powiek, już teraz wiesz, jakie kroki uczynić, aby odzyskać utracony dokument! Natomiast, gdy nie masz jeszcze takich doświadczeń, zapamiętaj zaprezentowane powyżej informacje, aby w razie zaistnienia takiej potrzeby w bliższej lub dalszej przyszłości, wykorzystać w praktyce te przydatne wskazówki.

Arkadiusz Kamiński

HR Digital Transformations Director

Psycholog społeczny. Ekspert ds. budowania strategii zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji, certyfikowany asesor (AC/DC) oraz HRBP. Wieloletni manager i dyrektor odpowiadający za procesy personalnie i cykl życia pracownika w organizacji. Od ponad 15 lat badacz organizacji i postaw pracowników, badacz UX. Realizował wiele badań i analiz z zakresu psychologii zachowań konsumenckich. Zwolennik doktryny Evidence Based oraz wykorzystywania narzędzi psychometrycznych w HR. Wykładowca SWPS (HR oparty na danych, Analityka HR), obszar jego zainteresowań zawodowych skoncentrowany jest na nowych technologiach i ich zastosowaniu w funkcjonowaniu organizacji. Prowadzi projekty wykorzystujące People Analytics oraz duże zbiory danych Big Data w procesie Business Intelligence (BI). W Carrotspot Lab odpowiada za projekty badawcze, analizy i projektowanie rozwiązań wspierających biznes.