Rola feedbacku w miejscu pracy

Ważnym elementem budowania zdrowych relacji służbowych jest skuteczna komunikacja. W praktyce istotną rolę odgrywa przede wszystkim feedback, czyli komunikat regularnie przekazywany podwładnym przez przełożonego. Dlaczego tak zwana kultura feedbacku powinna zataczać coraz szersze kręgi i stawać się standardem we współczesnych organizacjach, wnikając głęboko do firmowego DNA? W jaki sposób konstruować wysokiej jakości informację zwrotną? Okazuje się, że wcale nie jest to takie łatwe. Dlatego podpowiadamy, co robić, żeby dzięki temu elementowi motywować kadrę pracowniczą, wspierać rozwój zawodowy i osobisty, zwiększać efektywność współpracy zespołowej oraz czerpać z wielu innych korzyści!

Czym jest feedback? Definicja

Feedback to proces przekazywania informacji zwrotnej (na temat wykonywanej pracy, podejmowanych działań i wyników), jaką pracownik powinien systematycznie otrzymywać od przełożonego. Jest to zatem nic innego jak określona reakcja na skuteczność realizacji konkretnego zadania. W zależności od sytuacji tego typu komentarz może być pochwałą albo krytyką, więc je pozytywny lub negatywny. Jeśli feedback zostanie prawidłowo skonstruowany, ma charakter edukacyjny – przyczynia się do wzrostu osoby, względem której jest kierowany, jak i odpowiada za rozwój całej organizacji. Inne cele udzielania krótkiej i rzetelnej informacji zwrotnej przez lidera to: eliminacja pojawiających się błędów, propagowanie idei kształcenia ustawicznego, motywowanie, ułatwienie komunikacji, poprawa wydajności zespołu, a także identyfikacja i rozwój talentów.

Jak pracodawca może przekazać feedback pracownikom?

• Podstawowe zasady udzielania członkom zespołu informacji zwrotnej to między innymi:

• Skupianie się na konkretnych argumentach zamiast generalizowania.

• Zwracanie się bezpośrednio do adresata.

• Pamiętanie o kulturze wypowiedzi.

• Wypowiadanie się o zachowaniu, a nie ocenianie danego człowieka.

• Wspieranie rozwoju odbiorcy, a nie krytykowanie go.

• Przekazywanie feedbacku jak najszybciej po zaobserwowanych działaniach, co pozwoli na lepsze zrozumienie kontekstu i łatwiejsze przyswojenie sugestii.

• Kierowanie się faktami i konkretnymi danymi, a nie opieranie się na plotkach, czy domysłach.

• Wystrzeganie się wyciągania pochopnych wniosków.

• Mówienie zarówno o tym, co negatywne, jak i pozytywne oraz równoważenie komunikatów o zróżnicowanym charakterze.

• Powstrzymywanie się od porównywania danej osoby z innymi pracownikami.

• Empatyczne nastawienie.

• Zadawanie pytań i cierpliwe czekanie na udzielenie odpowiedzi.

• Otwarcie się na rozmówcę oraz obserwowanie jego reakcji.

• Skoncentrowanie się na możliwości rozwoju i poprawy.

• Szczerość i jasne formułowanie swoich oczekiwań.

• Udzielanie feedbacku twarzą w twarz.

• Zakończenie komunikatu mobilizującym sformułowaniem.

Czy nowe technologie mogą usprawnić proces feedbacku?

Nowe technologie w zakresie HR (Human Resources) i IT mają ogromny potencjał do wspierania i ułatwiania procesu feedbacku w miejscu pracy. Istnieją narzędzia, które mogą znacznie ułatwić i usprawnić proces feedbacku w miejscu pracy, zapewniając bardziej skuteczną komunikację i wspierając rozwój zawodowy pracowników.

• Platformy do zarządzania wydajnością i ocenami pracowniczymi: Platformy HR oferują narzędzia do zarządzania wydajnością, które umożliwiają regularne oceny pracownicze, śledzenie postępów w realizacji celów i udzielanie feedbacku. Takie systemy ułatwiają dokumentowanie i śledzenie osiągnięć pracowników oraz zapewniają spójność i transparentność w procesie oceny ale również w procesie rozwoju zawodowego i wyznaczania celów rozwojowych.

• Narzędzia do oceny 360 stopni: Technologie mogą ułatwiać zbieranie opinii od różnych osób w otoczeniu pracownika, takich jak przełożeni, współpracownicy i podwładni. Systemy do oceny 360 stopni pozwalają na uzyskanie bardziej kompleksowego obrazu osiągnięć i zachowań pracownika.

• Aplikacje do feedbacku w czasie rzeczywistym: Istnieją aplikacje i narzędzia, które umożliwiają pracownikom udzielanie i otrzymywanie feedbacku w czasie rzeczywistym. Dzięki nim pracownicy mogą szybko reagować na sytuacje i dostawać informacje zwrotne w momencie, gdy są one najbardziej potrzebne.

• Analiza danych i sztuczna inteligencja: Technologie analizy danych i sztucznej inteligencji mogą pomóc w identyfikowaniu trendów w wydajności pracowników oraz sugestii dotyczących poprawy. Systemy te mogą wykrywać wzorce w danych zwrotnych i proponować spersonalizowane ścieżki rozwoju dla poszczególnych pracowników.

• Narzędzia do monitorowania zaangażowania pracowników: Technologie mogą być wykorzystywane do monitorowania zaangażowania pracowników poprzez analizę danych z ankiet, sond czy interakcji wewnątrz platformy. To pozwala na wcześniejsze wykrywanie potencjalnych problemów oraz podejmowanie działań zapobiegawczych oraz predykcje i identyfikacje przyszłych zachowań.

Czy Kudosy przekazywane za pośrednictwem narzędzi cyfrowych to Feedback?

Przekazywanie kudosów za pośrednictwem narzędzi IT lub innych platform wykorzystywanych w organizacjach można traktować jako rodzaj feedbacku. Kudosy to rodzaj pozytywnej informacji zwrotnej, które są udzielane przez pracowników innym pracownikom w uznaniu ich pracy, osiągnięć lub postawy. Jest to sposób na nagradzanie i docenianie wysiłku oraz motywowanie innych pracowników do kontynuowania dobrej pracy.

Przekazywanie kudosów może być szczególnie skutecznym sposobem na budowanie pozytywnej atmosfery w miejscu pracy i wzmacnianie relacji między pracownikami. Ponadto, kudosy mogą być również widoczne dla innych osób w organizacji, co pozwala na publiczne uznanie i docenienie osiągnięć danej osoby.

W ten sposób przekazywanie kudosów przy wykorzytsaniu technologii może być formą feedbacku, która wspiera kulturę wzajemnego wsparcia i uznania w miejscu pracy.

Przekazywanie kudosów przy wykorzystaniu platformy IT może przynieść wiele korzyści i usprawnień w porównaniu z tradycyjnymi metodami.

• Łatwość i dostępność: Dzięki platformie IT przekazywanie kudosów staje się łatwiejsze i bardziej dostępne dla wszystkich pracowników. Mogą to robić z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, co zwiększa częstotliwość i spontaniczność doceniania.

• Śledzenie historii: Platformy IT pozwalają na śledzenie historii przekazywanych kudosów, co umożliwia pracownikom i zarządzającym śledzenie osiągnięć i postępów na przestrzeni czasu.

• Publiczna widoczność: Przekazywanie kudosów za pośrednictwem platformy IT może być publiczne, co oznacza, że docenienie jest widoczne dla wszystkich pracowników. To może dodatkowo motywować i budować atmosferę uznania w organizacji.

• Integracja z innymi narzędziami: Platformy IT do przekazywania kudosów mogą być zintegrowane z innymi narzędziami HR, takimi jak systemy oceny wydajności czy zarządzania talentami. Dzięki temu informacje zwrotne mogą być częścią szerszego procesu zarządzania wydajnością.

• Anonimowość: W niektórych platformach IT pracownicy mogą przekazywać kudosy anonimowo, co może zwiększyć otwartość i uczciwość w przekazywaniu informacji zwrotnej.

• Automatyzacja i raportowanie: Platformy IT mogą automatycznie generować raporty i analizy dotyczące przekazywanych kudosów, co pozwala na lepsze zrozumienie trendów i wzorców w zakresie uznania w organizacji.

W rezultacie wykorzystanie platformy IT do przekazywania kudosów może przyczynić się do skuteczniejszego budowania pozytywnej kultury organizacyjnej, wzmacniając zaangażowanie i motywację pracowników.

Dlaczego udzielanie informacji zwrotnej jest tak ważne?

Efektywny feedback odgrywa kluczową rolę. W pierwszej kolejności tworzy przestrzeń do przedstawiania swojej opinii na dany temat oraz oceniania konkretnego zachowania. Ponadto informacja zwrotna sprzyja otwartej komunikacji, ale też wskazuje kierunek rozwoju pracowników oraz daje szansę na świadome kształtowanie swojej kariery zawodowej. Za pozostałe atuty uznaje się m.in.: budowanie zaufania i przywiązania do miejsca pracy, zachęcanie do osiągania lepszych wyników, docenianie pracowników oraz zapobieganie konfliktom. To wszystko pokazuje, że rola informacji zwrotnej jest nie do przecenienia i nie można ignorować tego narzędzia.

Podsumowując – jako pracodawca musisz pamiętać o dawaniu konstruktywnego feedbacku członkom swojego zespołu na temat ich codziennej pracy oraz ciągłym doskonaleniu tej umiejętności. Natomiast, gdy jesteś pracownikiem, powinieneś brać sobie do serca otrzymaną od szefa rzetelną informację zwrotną oraz uwzględniać te cenne wskazówki, planując rozwój kariery zawodowej.

Arkadiusz Kamiński

HR Digital Transformations Director

Psycholog społeczny. Ekspert ds. budowania strategii zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji, certyfikowany asesor (AC/DC) oraz HRBP. Wieloletni manager i dyrektor odpowiadający za procesy personalnie i cykl życia pracownika w organizacji. Od ponad 15 lat badacz organizacji i postaw pracowników, badacz UX. Realizował wiele badań i analiz z zakresu psychologii zachowań konsumenckich. Zwolennik doktryny Evidence Based oraz wykorzystywania narzędzi psychometrycznych w HR. Wykładowca SWPS (HR oparty na danych, Analityka HR), obszar jego zainteresowań zawodowych skoncentrowany jest na nowych technologiach i ich zastosowaniu w funkcjonowaniu organizacji. Prowadzi projekty wykorzystujące People Analytics oraz duże zbiory danych Big Data w procesie Business Intelligence (BI). W Carrotspot Lab odpowiada za projekty badawcze, analizy i projektowanie rozwiązań wspierających biznes.