Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – co warto wiedzieć?

Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to środki finansowe, które pochodzą z corocznego odpisu podstawowego (naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych) i są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Ta pula pieniędzy może być wykorzystywana wyłącznie na pokrycie wydatków związanych z tak zwaną działalnością socjalną – to, co nie zostanie zagospodarowane w danym roku kalendarzowym, przechodzi na następny rok.

Obowiązującym aktem prawnym, który reguluje omawianą kwestię (normuje między innymi zasady dysponowania tymi środkami), jest Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (warto się z nią zapoznać, jeśli chce się poszerzyć swoją wiedzę w tej dziedzinie).

Kto musi utworzyć ZFŚS?

Obowiązek utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dotyczy pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (według stanu na dzień 1 stycznia danego roku). W przypadku, gdy pracowników jest co najmniej 20 i mniej niż 50, ZFŚS zostaje utworzony na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Dodatkowo pracodawcy, którzy prowadzą działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, również tworzą Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, ale znaczenia nie ma tutaj liczba zatrudnianych osób. Za niedostosowanie się do tego obowiązku grozi kara grzywny.

Dla kogo środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Zgodnie z brzmieniem przytoczonej wcześniej ustawy, grono osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS tworzą oczywiście pracownicy, ale też ich rodziny (np. dzieci lub małżonkowie) oraz byli pracownicy, a więc emeryci i renciści (także wraz ze swoimi rodzinami). Oprócz tego mogą to być również inne osoby, które wskaże pracodawca – na przykład te współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych.

Jak otrzymać świadczenie z ZFŚS?

Środkami z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych administruje pracodawca, a żeby ubiegać się o ich otrzymanie, pracownik musi złożyć do wskazanej komórki organizacyjnej odpowiedni wniosek wraz z wymaganymi dokumentami (np. oświadczeniami). Konkretne kroki, jakie trzeba tu wykonać, aby wszystko przebiegło zgodne z ustalonymi standardami, powinny zostać szczegółowo opisane w regulaminie.

Od czego zależy wysokość i rodzaj przyznanych świadczeń?

Natomiast sam fakt przyznania ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest uzależniony od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS i wnioskującej o to. Ten warunek określa się mianem kryterium socjalnego.

Na co środki z ZFŚS? Przykłady świadczeń

Pieniądze pochodzące z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przeznacza się na działalność socjalną, a więc wszelkie usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi (w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego), jak również udzielanie pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej) oraz zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.

Do przykładowych świadczeń zalicza się między innymi: „wczasy pod gruszą”, dofinansowanie wypoczynku dzieci (kolonie lub obozy), przygotowanie paczek świątecznych, organizację imprez sportowych, zakup biletów do kina lub teatru, czy karnetów na siłownię.

Świadczenia socjalne z ZFŚS a okres wypowiedzenia

Jeśli chodzi o pracowników, którzy znajdują się w okresie wypowiedzenia, im również przysługuje prawo do korzystania ze środków zgromadzonych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Jest tak dlatego, że pracodawca nie może uzależniać decyzji o przyznaniu świadczeń od innych czynników niż tak zwane kryterium socjalne, a wszelkie wykluczenia z powodu tego, że biegnie okres wypowiedzenia, są sprzeczne z prawem.

Zaprezentowane informacje pokazują, że ZFŚS jest istotnym elementem realizowanej w przedsiębiorstwach polityki socjalnej. To narzędzie, które służy wzmacnianiu relacji między pracodawcą a podwładnymi, jednocześnie przeciwdziała nierównościom społecznym w miejscu pracy.

Arkadiusz Kamiński

HR Digital Transformations Director (R&D)

Psycholog społeczny. Ekspert w zarządzaniu strategią HR i B+R, certyfikowany asesor (AC/DC) oraz HRBP. Doświadczony menedżer i dyrektor odpowiedzialny za procesy personalne i cykl życia pracownika w organizacjach. Przez ponad 15 lat zajmuje się badaniem dynamiki organizacyjnej i postaw pracowników. Przeprowadził liczne badania i analizy w dziedzinach psychologii zachowań konsumenckich, badań technologicznych i ich wpływu na ludzi, a także cyfrowych doświadczeń pracowników. Autor kilku artykułów na temat zarządzania ludźmi, przywództwa i digitalizacji HR. Orędownik Evidence Based oraz stosowania narzędzi psychometrycznych w HR. Wykładowca na Uniwersytecie SWPS (HR oparty na danych, analityka HR), z zainteresowaniami zawodowymi skupionymi na nowych technologiach i ich zastosowaniu w funkcjonowaniu organizacji. Kieruje projektami wykorzystującymi People Analytics i BIG DATA w procesach Business Intelligence (BI). W Carrotspot Lab i LUX MED Benefity odpowiada za badania i rozwój, projekty badawcze, analizy oraz projektowanie rozwiązań wspierających działalność biznesową, w tym badania jakościowe, ilościowe oraz ewaluacyjne. Członek zespołu projektowego w projekcie "Human-Centric BI and AI Solution for Human Resource Management", gdzie opracował algorytmy umożliwiające przetwarzanie szerszego zakresu danych („miękkie” HR) oraz projektował i realizował badania ewaluacyjne dotyczące reakcji na koncepcję cyfrowego rozwiązania.